Checkliste Rechnungs­merkmale in Österreich

Unternehmer mit Umsatzsteuer

§ 11 Abs. 1 UStG

Für Unternehmer, die Umsatzsteuer verrechnen – mit oder ohne Gewerbeberechtigung (§ 2 UStG). Pflichtangaben nach § 11 UStG:

• Name und Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmers
• Name und Anschrift des Leistungsempfängers
• Menge und handelsübliche Bezeichnung der Gegenstände bzw. Art und Umfang der Leistungen – Sammelbegriffe wie „Büromaterial“ oder „Reparaturen“ genügen nicht
• Tag/Zeitraum der Lieferung oder sonstigen Leistung (stimmt er mit dem Ausstellungsdatum überein, genügt der Vermerk „Rechnungsdatum ist Liefer- bzw. Leistungsdatum“)
• Entgelt (netto) und anzuwendender Steuersatz – bei verschiedenen Steuersätzen getrennt nach Steuersätzen; bei Steuerbefreiung ein Hinweis darauf
• Der auf das Entgelt entfallende Steuerbetrag
• Ausstellungsdatum
• Fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer
• Ihre UID-Nummer (ATU…), wenn Sie im Inland Umsätze mit Recht auf Vorsteuerabzug erbringen
• UID-Nummer des Leistungsempfängers bei Rechnungen über 10.000 € inkl. USt an einen Unternehmer für dessen Unternehmen (wenn Sie im Inland Sitz, Wohnsitz oder eine Betriebsstätte haben); hat er keine, genügt der Vermerk „Keine UID angegeben“

Nur in Sonderfällen

• Nur bei Reverse Charge: UID-Nummer des Leistungsempfängers und Hinweis auf den Übergang der Steuerschuld (z. B. „Die Steuerschuld geht auf den Leistungsempfänger über“) – keine Umsatzsteuer ausweisen (§ 11 Abs. 1a UStG)
• Nur bei Dienstleistungen an Unternehmer in anderen EU-Staaten: zusätzlich Ihre UID-Nummer; Rechnung spätestens am 15. des Folgemonats (§ 11 Abs. 1 Z 2 UStG)
• Nur bei innergemeinschaftlichen Lieferungen: Hinweis auf die Steuerfreiheit (z. B. „Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung“), Ihre UID-Nummer und die des Abnehmers; Rechnung spätestens am 15. des Folgemonats (Art. 11 UStG-Binnenmarktregelung)
• Nur bei Differenzbesteuerung: Hinweis darauf, z. B. „Gebrauchtgegenstände/Sonderregelung“ – Umsatzsteuer nicht gesondert ausweisen (§ 24 Abs. 7 UStG)
• Nur bei Gutschriften (Abrechnung durch den Leistungsempfänger): Bezeichnung als „Gutschrift“
• Nur bei Endrechnungen nach Anzahlungen: erhaltene Anzahlungen und die darauf entfallende Steuer absetzen

Rechnungen an Unternehmer sind spätestens sechs Monate nach der Leistung auszustellen (§ 11 Abs. 1 Z 1 UStG). Zusätzlich nach Unternehmens- bzw. Gewerberecht: Im Firmenbuch eingetragene Unternehmer geben Firma, Rechtsform, Sitz, Firmenbuchnummer und Firmenbuchgericht an (§ 14 UGB), nicht eingetragene Gewerbetreibende ihren Namen und den Standort der Gewerbeberechtigung (§ 63 GewO).

Rechnung mit der Vorlage „Unternehmer mit USt“ erstellen

Kleinbetragsrechnung bis 400 €

§ 11 Abs. 6 UStG

Bei Rechnungen, deren Gesamtbetrag 400 € inkl. Umsatzsteuer nicht übersteigt, genügen folgende Angaben (§ 11 Abs. 6 UStG):

• Name und Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmers
• Menge und handelsübliche Bezeichnung der Gegenstände bzw. Art und Umfang der Leistungen
• Tag/Zeitraum der Lieferung oder sonstigen Leistung (stimmt er mit dem Ausstellungsdatum überein, genügt der Vermerk „Rechnungsdatum ist Liefer- bzw. Leistungsdatum“)
• Ausstellungsdatum
• Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe (Bruttobetrag)
• Steuersatz – bei verschiedenen Steuersätzen die Bruttobeträge je Steuersatz getrennt; bei steuerfreien Umsätzen ein Hinweis auf die Steuerbefreiung

Eine einheitliche Leistung über 400 € darf nicht auf mehrere Rechnungen aufgeteilt werden. Nicht zulässig für innergemeinschaftliche Lieferungen, Dreiecksgeschäfte, den innergemeinschaftlichen Versandhandel, den Einfuhr-Versandhandel, Umsätze in anderen EU-Staaten mit Rechnungspflicht (z. B. Dienstleistungen an Unternehmer dort) und Reverse Charge nach § 19 Abs. 1 zweiter Satz und Abs. 1c UStG – dafür ist eine vollständige Rechnung nötig („Unternehmer mit USt“). Kleinunternehmer dürfen die vereinfachte Rechnung seit 1. Jänner 2025 unabhängig vom Betrag verwenden („Kleinunternehmer“).

Rechnung mit der Vorlage „Kleinbetragsrechnung bis 400 €“ erstellen

Kleinunternehmer

§ 6 Abs. 1 Z 27 und § 11 Abs. 6 UStG

Als Kleinunternehmer (§ 6 Abs. 1 Z 27 UStG: Umsatz im Vorjahr nicht über 55.000 € brutto und im laufenden Jahr noch nicht darüber) dürfen Sie unabhängig vom Rechnungsbetrag eine vereinfachte Rechnung ausstellen (§ 11 Abs. 6 UStG). Es genügen:

• Name und Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmers
• Menge und handelsübliche Bezeichnung der Gegenstände bzw. Art und Umfang der Leistungen
• Tag/Zeitraum der Lieferung oder sonstigen Leistung (stimmt er mit dem Ausstellungsdatum überein, genügt der Vermerk „Rechnungsdatum ist Liefer- bzw. Leistungsdatum“)
• Ausstellungsdatum
• Rechnungsbetrag in einer Summe – ohne Ausweis von Umsatzsteuer und ohne Steuersatz
• Hinweis auf die Steuerbefreiung an Stelle des Steuersatzes, z. B. „Umsatzsteuerbefreit – Kleinunternehmer gem. § 6 Abs. 1 Z 27 UStG“

Übersteigt Ihr Umsatz im laufenden Jahr 60.500 € (55.000 € + 10 %), ist bereits der Umsatz, mit dem Sie diese Grenze überschreiten, steuerpflichtig; bei einem Jahresumsatz über 55.000 € sind Sie ab dem Folgejahr kein Kleinunternehmer mehr. Nach einem Verzicht auf die Befreiung (§ 6 Abs. 3 UStG) gilt ebenfalls „Unternehmer mit USt“. Dienstleistungen an Unternehmer in anderen EU-Staaten: keine vereinfachte Rechnung – Ihre UID-Nummer, die UID-Nummer des Empfängers und ein Hinweis auf den Übergang der Steuerschuld; Rechnung spätestens am 15. des Folgemonats. Empfohlen: Name und Anschrift des Empfängers und eine Rechnungsnummer. Weisen Sie keine Umsatzsteuer aus – auf Rechnungen an Unternehmer schulden Sie sie sonst (§ 11 Abs. 12 UStG).

Rechnung mit der Vorlage „Kleinunternehmer“ erstellen