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Das Wichtigste in Kürze
- 400 €brutto Gesamtbetrag inklusive Umsatzsteuer: Bis 400 € genügt die Kleinbetragsrechnung, ab dem ersten Cent darüber braucht es eine vollständige Rechnung.
- 6 Angaben Aussteller, Leistung, Leistungsdatum, Ausstellungsdatum, Bruttobetrag und Steuersatz.
- mit USt Für Unternehmer, die Umsatzsteuer verrechnen. Kleinunternehmer haben ihre eigene vereinfachte Rechnung.
Was ist eine Kleinbetragsrechnung?
Eine Rechnung, deren Gesamtbetrag 400 € inklusive Umsatzsteuer nicht übersteigt, darf vereinfacht ausgestellt werden (§ 11 Abs. 6 UStG). Typisch sind Belege im Handel, in der Gastronomie oder für kleine Reparaturen: Der Kunde ist oft unbekannt, eine vollständige Rechnung mit Anschrift, Nummer und UID-Nummer wäre unverhältnismäßig.
Die Kleinbetragsrechnung ist für Unternehmer gedacht, die Umsatzsteuer verrechnen. Sie bleibt eine Rechnung mit Umsatzsteuer: Der Steuersatz steht drauf, nur der Steuerbetrag darf im Bruttobetrag enthalten sein. Ein Unternehmer, der eine Kleinbetragsrechnung erhält, kann die Vorsteuer daraus abziehen; er rechnet sie aus Bruttobetrag und Steuersatz heraus.
Was muss drauf?
Bis 400 € Gesamtbetrag genügen diese Angaben:
- Name und Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmers
- Menge und handelsübliche Bezeichnung der Gegenstände bzw. Art und Umfang der Leistungen
- Tag/Zeitraum der Lieferung oder sonstigen Leistung (stimmt er mit dem Ausstellungsdatum überein, genügt der Vermerk „Rechnungsdatum ist Liefer- bzw. Leistungsdatum“)
- Ausstellungsdatum
- Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe (Bruttobetrag)
- Steuersatz – bei verschiedenen Steuersätzen die Bruttobeträge je Steuersatz getrennt; bei steuerfreien Umsätzen ein Hinweis auf die Steuerbefreiung
Stimmt das Leistungsdatum mit dem Ausstellungsdatum überein, genügt der Vermerk „Rechnungsdatum ist Liefer- bzw. Leistungsdatum“; im Generator ist er ein Textbaustein des Steuerhinweises.
Was darf wegfallen?
- Name und Anschrift des Kunden
- die fortlaufende Rechnungsnummer
- Ihre UID-Nummer und die des Kunden
- der getrennte Ausweis von Nettobetrag und Steuerbetrag: Es genügt der Bruttobetrag mit dem Steuersatz.
Wegfallen darf heißt nicht wegfallen muss. Eine Kleinbetragsrechnung mit Kunde, Nummer und getrennt ausgewiesener Steuer ist ebenso richtig. Der Rechnungsgenerator druckt Netto, Umsatzsteuer und Brutto; Kunde und Rechnungsnummer können Sie leer lassen.
Die Rechnungsnummer darf auf der Kleinbetragsrechnung nach dem Umsatzsteuergesetz fehlen. Bei Barzahlung – auch mit Bankomat- oder Kreditkarte – müssen Sie aber unabhängig vom Betrag einen Beleg mit fortlaufender Nummer ausgeben, auch als Kleinunternehmer und an Privatkunden (Belegerteilungspflicht, § 132a BAO); Ausnahmen regelt die Barumsatzverordnung 2015.
| Angabe | Bis 400 € | Über 400 € |
|---|---|---|
| Name und Anschrift des Ausstellers | ja | ja |
| Name und Anschrift des Kunden | – | ja |
| Menge und Bezeichnung der Leistung | ja | ja |
| Leistungsdatum oder -zeitraum | ja | ja |
| Ausstellungsdatum | ja | ja |
| Fortlaufende Rechnungsnummer | – | ja |
| UID-Nummer des Ausstellers | – | ja |
| Steuersatz | ja | ja |
| Netto und Steuerbetrag getrennt | – (Bruttobetrag genügt) | ja |
| UID-Nummer des Kunden | – | bei Unternehmern über 10.000 € |
Beispiel mit zwei Steuersätzen
Eine Buchhandlung verkauft ein Buch (10 %) und ein Notizbuch (20 %). Bei verschiedenen Steuersätzen stehen die Bruttobeträge je Steuersatz getrennt auf der Rechnung:
Buchhandlung MusterMusterstraße 16020 Innsbruck
| Pos | Beschreibung | Menge | Einzelpreis | MwSt | GesamtpreisGesamt |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Fachbuch Buchhaltung | 1 | 22,64 € | 10% | 22,64 € |
| 2 | Notizbuch A5 | 1 | 6,25 € | 20% | 6,25 € |
- Gesamtpreis netto:
- 28,89 €
- zzgl. Umsatzsteuer 10%
- 2,26 €
- zzgl. Umsatzsteuer 20%
- 1,25 €
- Brutto 10%:
- 24,90 €
- Brutto 20%:
- 7,50 €
- Gesamtpreis brutto:
- 32,40 €
Rechnungsdatum ist Liefer- bzw. Leistungsdatum
Ohne Kunde, ohne Rechnungsnummer, ohne UID-Nummer – und trotzdem eine ordnungsgemäße Rechnung, weil der Gesamtbetrag unter 400 € liegt.
Wann sie nicht reicht
Eine einheitliche Leistung über 400 € darf nicht auf mehrere Rechnungen aufgeteilt werden, um unter der Grenze zu bleiben. Auch unter 400 € braucht es eine vollständige Rechnung für:
- innergemeinschaftliche Lieferungen und Dreiecksgeschäfte
- den innergemeinschaftlichen Versandhandel und den Einfuhr-Versandhandel
- Umsätze in anderen EU-Staaten, für die dort eine Rechnungspflicht gilt, z. B. Dienstleistungen an Unternehmer
- Reverse Charge nach § 19 Abs. 1 zweiter Satz und Abs. 1c UStG
Dafür wählen Sie im Generator „Unternehmer mit USt“. Die vollständige Liste der Pflichtangaben steht im Ratgeber Pflichtangaben auf einer Rechnung in Österreich.
Häufige Fragen
Gilt die Grenze von 400 € brutto oder netto?
Brutto: Entscheidend ist der Gesamtbetrag einschließlich Umsatzsteuer. Eine Rechnung über genau 400 € ist noch eine Kleinbetragsrechnung, eine über 400,01 € nicht mehr.
Gilt die Kleinbetragsrechnung auch für Kleinunternehmer?
Kleinunternehmer brauchen sie nicht: Seit 1. Jänner 2025 dürfen sie unabhängig vom Betrag eine vereinfachte Rechnung ausstellen, ohne Steuersatz und mit dem Hinweis auf die Befreiung. Im Generator ist das „Kleinunternehmer“, mehr dazu unter Kleinunternehmer-Rechnung in Österreich.
Darf ich auf einer Kleinbetragsrechnung den Kunden angeben?
Ja. Die Vereinfachung erlaubt, Angaben wegzulassen; mehr Angaben schaden nicht. Viele Geschäftskunden möchten ihren Namen auf dem Beleg haben.
Was ist der Unterschied zwischen einer Rechnung und einer Kleinbetragsrechnung?
Die Kleinbetragsrechnung ist eine Rechnung mit weniger Pflichtangaben: Bis 400 € brutto dürfen Kunde, Rechnungsnummer und UID-Nummer fehlen, und der Bruttobetrag mit dem Steuersatz genügt. Die Tabelle oben zeigt beide nebeneinander.
Was muss eine Rechnung über 400 € enthalten?
Alle Pflichtangaben nach § 11 Abs. 1 UStG, also zusätzlich Kunde, fortlaufende Nummer, Ihre UID-Nummer und Netto und Steuer getrennt. Die vollständige Liste steht unter Pflichtangaben nach § 11 UStG.
Prüft der Generator die Grenze?
Ja. Liegt der Gesamtbetrag bei „Kleinbetragsrechnung bis 400 €“ über 400 €, erstellt er keine PDF, bis Sie den Betrag ändern oder eine andere Rechnungsart wählen.
Wie lange muss ich Kleinbetragsrechnungen aufbewahren?
Wie jede andere Rechnung 7 Jahre (§ 11 Abs. 2 UStG).
Quellen
- § 11 UStG 1994 – Ausstellung von Rechnungen ris.bka.gv.at öffnet in neuem Tab
- Art. 11 UStG 1994, Anhang (Binnenmarkt) – Ausstellung von Rechnungen in besonderen Fällen ris.bka.gv.at öffnet in neuem Tab
- Unternehmensserviceportal – Kleinbetragsrechnungen usp.gv.at öffnet in neuem Tab
- § 132a BAO – Belegerteilungspflicht ris.bka.gv.at öffnet in neuem Tab
- WKO – Erfordernisse einer Rechnung wko.at öffnet in neuem Tab