Gutschrift und Storno­rechnung in Österreich

Zwei Bedeutungen von „Gutschrift“

Im Alltag heißt Gutschrift meist: Der Lieferant schreibt dem Kunden etwas gut – nach einer Reklamation, einer Rücksendung oder weil die Rechnung zu hoch war. Steuerlich ist das eine Rechnungskorrektur oder ein Storno, ausgestellt vom Lieferanten.

Das Umsatzsteuergesetz meint etwas anderes: Eine Gutschrift ist jede Urkunde, mit der ein Unternehmer über eine Leistung abrechnet, die an ihn ausgeführt wird (§ 11 Abs. 7 UStG). Nicht der Lieferant schreibt die Rechnung, sondern der Kunde. Typisch ist das, wenn der Kunde die abzurechnenden Zahlen kennt: bei Provisionen von Handelsvertretern, bei Lizenz- und Honorarabrechnungen oder beim Ankauf von Holz, Altmetall oder Milch.

Halten Sie die Begriffe auseinander. Eine Korrektur Ihrer eigenen Rechnung nennen Sie besser „Rechnungskorrektur“ oder „Stornorechnung“ – so ist klar, dass Sie als Aussteller berichtigen.

Gutschrift nach § 11 UStG: Abrechnung durch den Kunden

Auf der Gutschrift steht der Lieferant als leistender Unternehmer, mit seiner UID-Nummer. Der Aussteller – also der Kunde – steht als Leistungsempfänger darauf; über 10.000 € brutto mit seiner UID-Nummer. Aus einer ordnungsgemäßen Gutschrift kann der Aussteller die Vorsteuer abziehen (§ 12 UStG).

Ist der Lieferant mit dem Steuerbetrag nicht einverstanden, kann er ihm widersprechen. Soweit er widerspricht, verliert die Gutschrift die Wirkung einer Rechnung (§ 11 Abs. 7 UStG) – der Aussteller verliert damit den Vorsteuerabzug aus diesem Betrag, bis eine richtige Abrechnung vorliegt.

Gutschrift an Kleinunternehmer

Kleinunternehmer dürfen keine Umsatzsteuer gesondert ausweisen. Rechnet ein Kunde über ihre Leistung ab, gehört deshalb keine Umsatzsteuer auf die Abrechnung; am besten vermerkt sie, dass der Lieferant Kleinunternehmer ist. Weist der Aussteller trotzdem Steuer aus, steht ihm daraus kein Vorsteuerabzug zu, weil die erste Voraussetzung fehlt (§ 11 Abs. 8 Z 1 UStG). Als Kleinunternehmer widersprechen Sie einem solchen Steuerbetrag am besten sofort und schriftlich: Der Widerspruch bewahrt Sie davor, die Steuer allein wegen der Gutschrift zu schulden (UStR 2000 Rz 1643).

Mehr zu den Regeln für Kleinunternehmer: Rechnung als Kleinunternehmer in Österreich.

Rechnung korrigieren oder stornieren

Berichtigen darf und muss nur der Aussteller der Rechnung; eine einseitige Korrektur durch den Kunden hat keine Wirkung. Es gibt zwei Wege:

• Berichtigung: ein eigenes Dokument, das nur die falschen Angaben richtigstellt und auf die ursprüngliche Rechnung und ihre Nummer verweist – etwa bei einer falschen Anschrift oder einem fehlenden Leistungsdatum.
• Storno und neue Rechnung: eine Stornorechnung hebt die falsche Rechnung mit denselben Positionen und negativen Beträgen auf, danach folgt eine richtige Rechnung mit neuer Nummer, die auf die alte verweist. Das ist der klarere Weg, wenn sich Beträge, Steuersatz oder Empfänger ändern.

Die Berichtigung wirkt erst, wenn sie beim Kunden angekommen ist, und nicht zurück: Die Umsatzsteuer und die Vorsteuer werden im Voranmeldungszeitraum der Berichtigung angepasst. Wichtig ist das bei zu hoch ausgewiesener Steuer – sie schulden Sie kraft Rechnung, bis Sie die Rechnung gegenüber dem Kunden berichtigen (§ 11 Abs. 12 UStG). Wer ohne Leistung oder ohne Unternehmer zu sein Steuer ausweist, schuldet sie ebenfalls (§ 11 Abs. 14 UStG).

Keine Berichtigung braucht es, wenn das Entgelt nachträglich sinkt, etwa durch Skonto, Rabatt oder eine Preisminderung wegen Mängeln (§ 11 Abs. 13 UStG; Ausnahme: Abzug von Wechselvorzinsen). Die geänderte Bemessungsgrundlage berücksichtigen Sie in der Umsatzsteuervoranmeldung für den Zeitraum, in dem sich das Entgelt ändert.

So geht es im Generator

Der Rechnungsgenerator hat keine eigene Storno- oder Gutschrift-Funktion. Beides lässt sich mit den vorhandenen Feldern sauber erstellen:

• Stornorechnung: Wählen Sie dieselbe Rechnungsart wie bei der ursprünglichen Rechnung, ändern Sie die Bezeichnung „Rechnungs-Nr.:“ in „Stornorechnung Nr.:“ und vergeben Sie die nächste Nummer Ihrer Reihe. Übernehmen Sie Positionen, Steuersatz und Leistungsdatum der Originalrechnung und tragen Sie die Menge mit Minus ein; nennen Sie in der Beschreibung Nummer und Datum der stornierten Rechnung. Netto, Umsatzsteuer und Brutto erscheinen dann negativ.
• Gutschrift: Wählen Sie beim Steuerhinweis den Textbaustein „Gutschrift“. Er fügt die Bezeichnung „Gutschrift“ ein und bietet an, „Rechnungs-Nr.:“ in „Gutschrift-Nr.:“ zu ändern. Ihre Daten stehen als Absender, der Lieferant mit UID-Nummer im Feld „Rechnung an“ – die Überschrift können Sie in „Gutschrift an“ ändern.

Die richtige Rechnung erhält danach die Nummer 2026-016 und den Vermerk „ersetzt Rechnung Nr. 2026-014“. Vor dem Download prüft der Generator die Pflichtangaben; negative Beträge lässt er zu.

Quellen

• § 11 UStG 1994 – Ausstellung von Rechnungen ris.bka.gv.at öffnet in neuem Tab
• § 12 UStG 1994 – Vorsteuerabzug ris.bka.gv.at öffnet in neuem Tab
• Unternehmensserviceportal – Für den Vorsteuerabzug notwendige Rechnungsmerkmale usp.gv.at öffnet in neuem Tab
• WKO – Berichtigung von Rechnungen wko.at öffnet in neuem Tab
• WKO – Erfordernisse einer Rechnung wko.at öffnet in neuem Tab

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