Zahlungs­erinnerung und Mahnung: Vorlage und Text

Erinnerung, Mahnung, letzte Mahnung

Wie oft Sie mahnen, schreibt das Gesetz nicht vor, und eine bestimmte Form auch nicht – eine E-Mail genügt, wenn Sie sie nachweisen können. Ist ein Zahlungstermin vereinbart, gerät der Kunde mit dessen Ablauf in Verzug, auch ohne Mahnung. Ohne Termin setzt erst Ihre Aufforderung eine klare Frist; deshalb gehört das Zahlungsziel auf die Rechnung.

Üblich sind drei Stufen, jede mit einer neuen, kurzen Frist:

• Zahlungserinnerung einige Tage nach der Fälligkeit: freundlich, ohne Vorwurf, mit der Rechnung im Anhang.
• Mahnung nach Ablauf dieser Frist: bestimmt, mit Hinweis auf den Verzug.
• Letzte Mahnung: mit den aufgelaufenen Zinsen und Kosten und dem angekündigten nächsten Schritt – Inkasso, Anwalt oder Mahnklage.

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Betreff: Zahlungserinnerung – Rechnung Nr. [Rechnungsnummer] vom [Rechnungsdatum]

Sehr geehrte Damen und Herren,

vielleicht ist es Ihnen im Tagesgeschäft entgangen: Für unsere Rechnung Nr. [Rechnungsnummer] vom [Rechnungsdatum] über [Betrag] € konnten wir bis zum Fälligkeitstag [Fälligkeitsdatum] noch keinen Zahlungseingang feststellen.

Bitte überweisen Sie den Betrag bis [Datum in 7 Tagen] auf unser Konto:
IBAN [IBAN], Verwendungszweck: [Rechnungsnummer]

Die Rechnung finden Sie zur Sicherheit noch einmal im Anhang. Sollten Sie den Betrag in den letzten Tagen bereits überwiesen haben, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos.

Freundliche Grüße
[Name, Firma]

Betreff: Mahnung – Rechnung Nr. [Rechnungsnummer] vom [Rechnungsdatum]

Sehr geehrte Damen und Herren,

trotz unserer Zahlungserinnerung vom [Datum der Erinnerung] ist unsere Rechnung Nr. [Rechnungsnummer] vom [Rechnungsdatum] über [Betrag] € weiterhin offen. Sie war am [Fälligkeitsdatum] fällig.

Bitte überweisen Sie den offenen Betrag bis spätestens [Datum in 10 Tagen] auf unser Konto IBAN [IBAN], Verwendungszweck: [Rechnungsnummer].

Die Zahlungsfrist ist am [Fälligkeitsdatum] abgelaufen; seither sind Sie mit der Zahlung in Verzug. Wir behalten uns vor, Verzugszinsen in gesetzlicher Höhe [gegenüber Unternehmern: und die Pauschale von 40 € nach § 458 UGB] zu verrechnen.

Sollten Sie den Betrag in den letzten Tagen bereits überwiesen haben, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos.

Freundliche Grüße
[Name, Firma]

Betreff: Letzte Mahnung – Rechnung Nr. [Rechnungsnummer] vom [Rechnungsdatum]

Sehr geehrte Damen und Herren,

unsere Rechnung Nr. [Rechnungsnummer] vom [Rechnungsdatum] ist trotz Zahlungserinnerung vom [Datum] und Mahnung vom [Datum] noch immer nicht bezahlt.

Offener Rechnungsbetrag: [Betrag] €
Verzugszinsen [Zinssatz] % p. a. ab [Tag nach der Fälligkeit]: [Zinsbetrag] €
[gegenüber Unternehmern: Pauschale nach § 458 UGB: 40 €]
Gesamtbetrag: [Gesamtbetrag] €

Bitte überweisen Sie den Gesamtbetrag bis spätestens [Datum in 7 Tagen] auf unser Konto IBAN [IBAN]. Geht die Zahlung bis dahin nicht ein, übergeben wir die Forderung ohne weitere Ankündigung [einem Inkassobüro / unserer Rechtsanwältin] oder bringen eine Mahnklage bei Gericht ein. Die notwendigen Kosten dafür haben Sie zu ersetzen.

Freundliche Grüße
[Name, Firma]

Verzugszinsen

Wer eine Geldschuld zu spät zahlt, schuldet die gesetzlichen Zinsen (§ 1333 Abs. 1 ABGB): 4 % pro Jahr, wenn nichts anderes vereinbart ist (§ 1000 Abs. 1 ABGB). Zwischen Unternehmern sind es 9,2 %-Punkte über dem Basiszinssatz der Oesterreichischen Nationalbank (§ 456 UGB), soweit der Schuldner für die Verzögerung verantwortlich ist; sonst ebenfalls 4 %.

Maßgeblich ist der Basiszinssatz, der am ersten Kalendertag eines Halbjahres gilt, für das ganze Halbjahr. Am 1. Juli 2026 waren das 1,53 % – für Verzug ab diesem Tag also 10,73 % pro Jahr. Seit 16. September 2026 beträgt der Basiszinssatz 2,03 %; ab 1. Jänner 2027 ist er maßgeblich, wenn er bis dahin gilt.

Mahnspesen und Inkasso

Neben den Zinsen kann der Gläubiger den Ersatz anderer Schäden verlangen, die der Schuldner verschuldet hat – insbesondere die notwendigen Kosten zweckentsprechender außergerichtlicher Betreibungs- oder Einbringungsmaßnahmen, soweit sie in einem angemessenen Verhältnis zur Forderung stehen (§ 1333 Abs. 2 ABGB). Eine feste Mahngebühr gegenüber Privatkunden gibt es nicht; verrechnen Sie nur, was angemessen ist.

Zwischen Unternehmern dürfen Sie bei Zahlungsverzug zusätzlich pauschal 40 € als Entschädigung für Betreibungskosten verlangen (§ 458 UGB). Höhere Kosten, etwa für ein Inkassobüro, richten sich wieder nach § 1333 Abs. 2 ABGB.

Wenn trotzdem nicht bezahlt wird

Für Geldforderungen bis 75.000 € gibt es das gerichtliche Mahnverfahren: Auf Ihre Mahnklage erlässt das Gericht ohne Verhandlung einen bedingten Zahlungsbefehl. Erhebt der Schuldner nicht innerhalb von vier Wochen Einspruch, wird er rechtskräftig, und Sie können Exekution führen. Warten Sie nicht zu lange: Forderungen aus Lieferungen und Leistungen verjähren in der Regel nach 3 Jahren (§ 1486 ABGB).

Quellen

• § 1000 ABGB – Gesetzliche Zinsen ris.bka.gv.at öffnet in neuem Tab
• § 1333 ABGB – Schaden aus Zahlungsverzug ris.bka.gv.at öffnet in neuem Tab
• § 1486 ABGB – Verjährung in drei Jahren ris.bka.gv.at öffnet in neuem Tab
• § 456 UGB – Verzugszinsen bei Geldforderungen ris.bka.gv.at öffnet in neuem Tab
• § 458 UGB – Entschädigung für Betreibungskosten ris.bka.gv.at öffnet in neuem Tab
• Oesterreichische Nationalbank – Basis- und Referenzzinssätze oenb.at öffnet in neuem Tab
• oesterreich.gv.at – Mahnklage (Mahnverfahren) oesterreich.gv.at öffnet in neuem Tab

Was auf eine Rechnung gehört