Rechnung: Frist, Verjährung & Aufbewahrung in Österreich

ATÖsterreich · § 11 UStG, § 132 BAO, § 1486 ABGB

Stand: Oktober 2026. Diese Übersicht ersetzt keine Steuerberatung. So prüfen wir unsere Inhalte.

Das Wichtigste in Kürze

6 Monate Spätestens so lange nach der Leistung muss eine Rechnung an Unternehmer ausgestellt sein; bei Reverse Charge in der EU und innergemeinschaftlicher Lieferung bis zum 15. des Folgemonats.
3 Jahre Danach verjährt die Forderung aus einer Lieferung oder Leistung. Die Frist beginnt mit der Fälligkeit; eine Mahnung hält sie nicht auf.
7 Jahre So lange bewahren Sie Rechnungen auf, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres – auch digital, als PDF oder Scan.

Die Fristen auf einen Blick

Fristen rund um die Rechnung in Österreich
Frist	Dauer	Beginn	Grundlage
Rechnung ausstellen	6 Monate	Ausführung der Leistung	§ 11 Abs. 1 Z 1 UStG
Rechnung bei Reverse Charge in der EU oder innergemeinschaftlicher Lieferung	bis zum 15.	Monat nach der Leistung	§ 11 Abs. 1 Z 2 UStG, Art. 11 UStG-Binnenmarktregelung
Forderung einklagen (Verjährung)	3 Jahre	Fälligkeit	§ 1486 ABGB
Rechnungen und Belege aufbewahren	7 Jahre	Ende des Kalenderjahres	§ 132 BAO, § 11 Abs. 2 UStG
Unterlagen zu Grundstücken aufbewahren	22 Jahre	Ende des Kalenderjahres	§ 18 Abs. 10 UStG

Ein Beispiel: Eine Leistung im März 2026 ist spätestens im September 2026 abzurechnen. Die Rechnung und ihre Belege bewahren Sie bis Ende 2033 auf – die 7 Jahre laufen ab dem 31. Dezember 2026.

Bis wann muss eine Rechnung ausgestellt werden?

Eine Rechnung, zu der Sie verpflichtet sind, müssen Sie innerhalb von 6 Monaten nach der Leistung ausstellen (§ 11 Abs. 1 Z 1 UStG). Verpflichtet sind Sie bei Leistungen an andere Unternehmer für deren Unternehmen und an juristische Personen – auch bei steuerfreien Umsätzen – und bei steuerpflichtigen Werkleistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück, etwa Handwerksarbeiten am Haus, auch gegenüber Privatpersonen. Dienstleistungen an Unternehmer in anderen EU-Staaten (Reverse Charge) und innergemeinschaftliche Lieferungen rechnen Sie schon bis zum 15. des Folgemonats ab.

Mit der Umsatzsteuer warten können Sie trotzdem nicht: Sie entsteht bei der Sollbesteuerung mit Ablauf des Monats der Leistung. Stellen Sie die Rechnung erst später aus, verschiebt sich das um genau einen Monat, nicht länger (§ 19 Abs. 2 Z 1 lit. a UStG). Wer die Umsatzsteuer nach vereinnahmten Entgelten abführt (Istbesteuerung), schuldet sie mit Ablauf des Monats, in dem das Geld eingeht.

Nachträglich und rückwirkend

Haben Sie die 6 Monate verpasst, stellen Sie die Rechnung trotzdem aus – Ihr Kunde braucht sie für den Vorsteuerabzug, und Sie brauchen sie, um Ihr Geld zu bekommen. Achten Sie auf die beiden Daten:

Ausstellungsdatum ist der Tag, an dem Sie die Rechnung tatsächlich ausstellen (§ 11 Abs. 1 Z 3 lit. g UStG). Ein früheres Datum einzutragen, macht die Rechnung inhaltlich falsch.
Leistungsdatum oder Leistungszeitraum zeigt, wann Sie geliefert oder gearbeitet haben (lit. d) – das darf Monate zurückliegen. „Rückwirkend“ ist eine Rechnung also nur insoweit, als sie eine frühere Leistung abrechnet.

Wie lange Sie nachträglich noch abrechnen können, entscheidet die Verjährung: Nach Ablauf der Verjährungsfrist können Sie die Forderung nicht mehr durchsetzen, wenn sich Ihr Kunde darauf beruft.

Wann verjährt eine Rechnung?

Forderungen für Lieferungen, Arbeiten und sonstige Leistungen eines Unternehmens verjähren in Österreich in 3 Jahren (§ 1486 Z 1 ABGB). Dieselbe Frist gilt etwa für Miet- und Pachtzinsen und für die Honorare von Ärzten, Rechtsanwälten und Privatlehrern (Z 4 und 6).

Beginn: Die Frist läuft ab der Fälligkeit. Ist kein fixer Preis vereinbart, wird der Werklohn nach der Rechtsprechung erst mit der Rechnung fällig – die aber innerhalb der im Geschäftsverkehr üblichen Frist zu legen ist (OGH, RS0021821).
Kein Aufschub durch Warten: Wer die Rechnung ungebührlich verzögert, schiebt damit den Beginn der Verjährung nicht hinaus (OGH, RS0021965). Ein fixes Pauschalentgelt ist schon mit der Vollendung des Werks fällig.
Unterbrechung: Die Verjährung wird nur unterbrochen, wenn Ihr Kunde die Forderung vor Ablauf der Frist ausdrücklich oder stillschweigend anerkennt oder wenn Sie klagen und das Verfahren gehörig fortsetzen (§ 1497 ABGB). Eine Mahnung allein genügt nicht.

Bleibt eine Rechnung offen, finden Sie Vorlagen und den Weg zum gerichtlichen Mahnverfahren unter Zahlungserinnerung und Mahnung.

Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?

In Österreich bewahren Unternehmer Rechnungen 7 Jahre auf: die Kopien der Rechnungen, die sie ausstellen (§ 11 Abs. 2 UStG), ebenso wie die Rechnungen, die sie erhalten, als Belege ihrer Buchhaltung (§ 132 Abs. 1 BAO). Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, auf das sich die Rechnung bezieht. Für Unternehmer, die nach dem Unternehmensgesetzbuch Bücher führen, gilt dieselbe Dauer (§ 212 UGB).

Länger, solange ein Verfahren läuft: Sind die Unterlagen für ein offenes Abgabenverfahren von Bedeutung, bewahren Sie sie bis zu dessen Ende auf.
22 Jahre für Grundstücke: Aufzeichnungen und Unterlagen, die Grundstücke betreffen, etwa Rechnungen über den Bau oder Kauf eines Gebäudes, sind 22 Jahre aufzubewahren (§ 18 Abs. 10 UStG).
Zehn Jahre nur im One-Stop-Shop: Wer den EU-One-Stop-Shop (OSS) nutzt, bewahrt die Aufzeichnungen dazu zehn Jahre auf (Art. 25a Abs. 10 UStG-Binnenmarktregelung). Für Rechnungen und Belege bleibt es bei 7 Jahren; die oft genannten acht Jahre stammen nicht aus dem österreichischen Recht.

Digital aufbewahren

Papier ist nicht vorgeschrieben. Belege dürfen Sie auf Datenträgern aufbewahren, wenn sie bis zum Ende der Frist jederzeit vollständig, geordnet, inhaltsgleich und urschriftgetreu wiedergegeben werden können (§ 132 Abs. 2 BAO). Für Rechnungen, die es nur digital gibt, etwa eine PDF per E-Mail, entfällt die urschriftgetreue Wiedergabe. Bei elektronischen Rechnungen müssen Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit für die ganzen 7 Jahre gewährleistet sein (§ 11 Abs. 2 UStG).

Praktisch heißt das: Speichern Sie Ihre Rechnungen geordnet und mit Sicherung an einem zweiten Ort, und behalten Sie die Originaldatei. Verlangt das Finanzamt Einsicht, müssen Sie die Unterlagen auf Ihre Kosten lesbar machen (§ 132 Abs. 3 BAO).

Häufige Fragen

Wie lange kann man eine Rechnung nachträglich stellen?

Verpflichtet sind Sie zu 6 Monaten nach der Leistung. Auch danach dürfen Sie die Rechnung stellen; durchsetzen können Sie die Forderung bis zur Verjährung nach 3 Jahren. Weil ein Aufschieben der Rechnung den Beginn der Verjährung nicht verschiebt, sollten Sie nicht auf die volle Frist setzen.

Darf ich eine Rechnung zurückdatieren?

Nein. Das Ausstellungsdatum ist der Tag, an dem Sie die Rechnung schreiben. Die frühere Leistung zeigen Sie mit dem Leistungsdatum oder dem Leistungszeitraum.

Muss ich Rechnungen auf Papier aufbewahren?

Nein. Eingescannte Papierbelege und PDF-Rechnungen genügen, wenn sie vollständig und unverändert lesbar bleiben. Umgekehrt dürfen Sie eine PDF-Rechnung auch ausgedruckt aufbewahren, wenn Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit bis zum Ende der Frist gesichert sind (USP). Einfacher und sicherer ist es, die Originaldatei zu behalten.

Ab wann zählen die 7 Jahre?

Ab dem Ende des Kalenderjahres, auf das sich die Rechnung bezieht. Eine Rechnung vom Mai 2026 bewahren Sie also bis Ende 2033 auf.

Gilt das auch für Kleinunternehmer und Kleinbetragsrechnungen?

Ja. Die Aufbewahrungspflicht hängt nicht von der Umsatzsteuer ab: Auch Kleinunternehmer bewahren ihre Rechnungen und Belege 7 Jahre auf, ebenso Kleinbetragsrechnungen.

Quellen

Alle Pflichtangaben nach § 11 UStG

Fristen bei Rechnungen: Ausstellung, Verjährung, Aufbewahrung