Rechnung-Schreiben.com

E-Rechnung in Österreich

Gegenüber dem Bund ist die strukturierte E-Rechnung Pflicht, zwischen Unternehmen genügt mit Zustimmung des Kunden eine PDF per E-Mail. Was gilt, welche Formate es gibt und was sich mit ViDA ändert.

Rechnung jetzt erstellen

Öffnet die Vorlage mit der Rechnungsart „Unternehmer mit USt“ – kostenlos, ohne Anmeldung.

ATÖsterreich · § 11 Abs. 2 UStG 1994, § 5 IKTKonG

Stand: . Diese Übersicht ersetzt keine Steuerberatung. So prüfen wir unsere Inhalte.

Das Wichtigste in Kürze

  • 2014 Seit 1. Jänner 2014 nehmen Bundesdienststellen nur noch strukturierte E-Rechnungen an, eingebracht über das Unternehmensserviceportal oder PEPPOL.
  • PDF Zwischen Unternehmen und an Privatkunden ist eine PDF-Rechnung per E-Mail zulässig, wenn der Empfänger zustimmt.
  • 2030 Ab 1. Juli 2030 werden strukturierte E-Rechnungen für grenzüberschreitende Umsätze zwischen Unternehmen in der EU Pflicht (ViDA).

Elektronisch oder strukturiert?

Mit „E-Rechnung“ sind zwei verschiedene Dinge gemeint. Eine elektronische Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes ist jede Rechnung, die elektronisch ausgestellt und empfangen wird – auch eine PDF als E-Mail-Anhang oder zum Herunterladen. Sie gilt als Rechnung, wenn der Empfänger dieser Art der Rechnungslegung zustimmt und die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit gewährleistet sind (§ 11 Abs. 2 UStG).

Eine strukturierte E-Rechnung dagegen ist ein maschinenlesbarer Datensatz, den die Buchhaltung des Empfängers ohne Abtippen verarbeitet – in Österreich vor allem im Format ebInterface (XML) oder als UBL-Datei über das PEPPOL-Netz. Ein PDF ist das nicht, auch wenn es am Bildschirm gleich aussieht.

Pflicht gegenüber dem Bund

Wer an Bundesdienststellen liefert oder leistet, muss seit 1. Jänner 2014 E-Rechnungen ausstellen und übermitteln (§ 5 IKT-Konsolidierungsgesetz); Papierrechnungen nehmen Bundesdienststellen nicht mehr an. Eingebracht wird über e-Rechnung.gv.at des Finanzministeriums: als Upload im Unternehmensserviceportal (USP), über ein Webservice oder über PEPPOL. Dafür ist eine Registrierung im USP nötig. Ausländische Lieferanten trifft die Pflicht nach Maßgabe ihrer technischen Möglichkeiten, Lieferanten mit Sitz in Österreich ohne Einschränkung.

Gegenüber Ländern, Gemeinden und Städten besteht derzeit keine Pflicht, die Funktionen von e-Rechnung.gv.at stehen aber auch ihnen zur Verfügung. Fragen Sie bei der Bestellung nach den Angaben, die die Dienststelle auf der Rechnung braucht.

Zwischen Unternehmen: PDF erlaubt

Eine allgemeine Pflicht zur strukturierten E-Rechnung zwischen österreichischen Unternehmen gibt es nicht (Stand: Oktober 2026). Papier, PDF per E-Mail oder eine strukturierte Datei sind gleichwertig, solange der Kunde der elektronischen Rechnung zustimmt. Echtheit und Unversehrtheit können Sie auf mehrere Arten gewährleisten: mit einem innerbetrieblichen Steuerungsverfahren, das die Rechnung verlässlich mit der Leistung verknüpft (etwa der Abgleich mit Bestellung und Lieferschein), mit einer qualifizierten elektronischen Signatur oder einem Siegel, über EDI oder über das USP und PEPPOL.

  • Schicken Sie dieselbe Rechnung mehrfach, etwa als PDF und zusätzlich auf Papier, vermerken Sie das auf der Rechnung (z. B. „Duplikat“). Sonst kann eine Steuerschuld kraft Rechnungslegung entstehen.
  • Elektronische Rechnungen bewahren Sie 7 Jahre so auf, dass Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit erhalten bleiben – samt den Nachweisen dafür.

Was sich ab 2030 ändert

Mit der EU-Richtlinie 2025/516 („VAT in the Digital Age“, ViDA) werden strukturierte E-Rechnungen ab 1. Juli 2030 für grenzüberschreitende Umsätze zwischen Unternehmen innerhalb der EU verpflichtend, verbunden mit einer digitalen Meldung an die Steuerverwaltung. Für Umsätze innerhalb Österreichs entscheidet der Gesetzgeber selbst; eine solche Pflicht ist bisher nicht beschlossen. Unabhängig davon kann ein Kunde eine bestimmte Form vertraglich verlangen – fragen Sie bei größeren Aufträgen, in welcher Form er Rechnungen braucht.

Was unser Generator kann

PDF, keine strukturierte E-Rechnung

Der Rechnungsgenerator erstellt PDF-Rechnungen im Browser. Er erzeugt kein ebInterface, keine UBL-Datei und überträgt nichts an das Unternehmensserviceportal. Für Rechnungen an Bundesdienststellen brauchen Sie deshalb eine Software, die strukturierte E-Rechnungen erstellt, oder die Wege von e-Rechnung.gv.at.

Für Unternehmen und Privatkunden, die einer Rechnung per E-Mail zustimmen, ist die PDF eine vollwertige elektronische Rechnung. Vor dem Download prüft der Generator die Pflichtangaben Ihrer Rechnungsart; bei Kunden in anderen EU-Staaten auch die UID-Nummern und den Steuerhinweis – mehr dazu unter Reverse Charge und innergemeinschaftliche Lieferung.

Häufige Fragen

Ist eine PDF-Rechnung per E-Mail eine E-Rechnung?

Sie ist eine elektronische Rechnung im Sinne des § 11 UStG, aber keine strukturierte E-Rechnung. Für Kunden in der Privatwirtschaft reicht sie, wenn sie zustimmen; der Bund nimmt sie nicht an.

Muss ich 2027 oder 2028 auf E-Rechnung umstellen?

In Österreich ist für Rechnungen zwischen Unternehmen bisher nichts beschlossen. Fix ist die Pflicht gegenüber dem Bund seit 2014 und für grenzüberschreitende Umsätze in der EU ab 1. Juli 2030.

Brauche ich für eine PDF-Rechnung eine elektronische Signatur?

Nein. Die Signatur ist eine von mehreren Möglichkeiten; ein innerbetriebliches Steuerungsverfahren, also der nachvollziehbare Abgleich von Rechnung und Leistung, genügt.

Gilt die Pflicht gegenüber dem Bund auch für Kleinunternehmer?

Ja. Sie betrifft alle Vertragspartner von Bundesdienststellen, unabhängig von Umsatz oder Rechtsform. Was auf die Rechnung selbst gehört, steht unter Rechnung als Kleinunternehmer.

Quellen

E-Rechnung im Pflichtangaben-Ratgeber