Anzahlungs­rechnung, Teilrechnung und Schluss­rechnung

Anzahlung, Teil- und Schluss­rechnung

• Anzahlungsrechnung (auch Akonto- oder Abschlagsrechnung): über Geld, das Sie vor der Leistung verlangen, etwa 30 % bei Auftragserteilung.
• Teilrechnung: über einen bereits fertigen, gesondert vereinbarten Teil der Leistung, etwa einen abgeschlossenen Bauabschnitt. Sie trägt das Leistungsdatum dieses Teils.
• Schlussrechnung (Endrechnung): über die gesamte Leistung, wenn sie fertig ist. Sie zieht ab, was vorher als Anzahlung bezahlt und abgerechnet wurde.

Wann die Umsatzsteuer entsteht

Grundsätzlich entsteht die Umsatzsteuer mit Ablauf des Monats, in dem Sie liefern oder leisten (Sollbesteuerung). Für Anzahlungen gilt eine Ausnahme: Wird das Entgelt oder ein Teil davon vor der Leistung vereinnahmt, entsteht die Steuer insoweit schon mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem das Geld eingeht (§ 19 Abs. 2 Z 1 lit. a UStG, „Mindest-Istbesteuerung“). Das gilt unabhängig davon, ob Sie eine Rechnung über die Anzahlung gestellt haben. Wer nach vereinnahmten Entgelten versteuert (Istbesteuerung), versteuert ohnehin im Monat des Zahlungseingangs.

Entscheidend ist der Zahlungseingang, nicht die Rechnung: Bleibt eine angeforderte Anzahlung aus, entsteht dafür auch keine Steuer. Ihr Kunde darf die Vorsteuer aus einer Anzahlung abziehen, sobald die Rechnung vorliegt und die Zahlung geleistet ist (§ 12 Abs. 1 Z 1 UStG).

Was auf die Anzahlungs­rechnung gehört

Für Anzahlungen gelten die Vorschriften über die Rechnungsausstellung sinngemäß (§ 11 Abs. 1 Z 4 UStG). Die Anzahlungsrechnung enthält also dieselben Pflichtangaben wie jede Rechnung, mit zwei Besonderheiten:

• Statt des Leistungsdatums steht der voraussichtliche Zeitpunkt der Leistung darauf, und sie ist als Anzahlungsrechnung erkennbar – etwa mit „Anzahlungsrechnung – Leistung voraussichtlich im Juni 2026“.
• Abgerechnet wird nur die Anzahlung: der Anzahlungsbetrag netto, der Steuersatz und die Umsatzsteuer darauf. Die vereinbarte Leistung beschreiben Sie so genau wie in der späteren Schlussrechnung.

Geht die Anzahlung am 10. März ein, entstehen 720,00 € Umsatzsteuer mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums März – auch wenn die Küche erst im Juni geliefert wird.

Schlussrechnung: Anzahlungen absetzen

In der Schlussrechnung sind die vor der Leistung vereinnahmten Teilentgelte und die darauf entfallenden Steuerbeträge abzusetzen, wenn über sie Anzahlungsrechnungen ausgestellt wurden (§ 11 Abs. 1 Z 4 UStG). Am einfachsten ziehen Sie die Netto-Anzahlungen vom gesamten Nettobetrag ab und weisen die Umsatzsteuer nur vom Rest aus. Weisen Sie die Steuer stattdessen vom Gesamtbetrag aus, ohne die Anzahlung samt Steuer abzuziehen, schulden Sie die Steuer auf die Anzahlung ein zweites Mal – kraft Rechnung (§ 11 Abs. 12 UStG).

Die restlichen 1.680,00 € Umsatzsteuer entstehen bei Sollbesteuerung mit Ablauf des Monats der Lieferung, hier Juni. Insgesamt sind es 2.400,00 € – genau die Steuer auf den Gesamtpreis, nur auf zwei Zeiträume verteilt.

So geht es im Generator

• Anzahlungsrechnung: Rechnungsart „Unternehmer mit USt“, eine Position mit dem Anzahlungsbetrag netto und beim Steuerhinweis der Textbaustein „Anzahlungsrechnung“; ergänzen Sie darin den voraussichtlichen Leistungszeitraum. Liegt das Leistungsdatum nach dem Rechnungsdatum, erinnert der Pflichtangaben-Check daran, die Rechnung als Anzahlungsrechnung zu kennzeichnen.
• Schlussrechnung: Eine eigene Abzugszeile hat der Generator noch nicht. Tragen Sie zuerst die gesamte Leistung ein und darunter eine Position mit negativem Einzelpreis, z. B. „abzüglich Anzahlung laut Anzahlungsrechnung Nr. 2026-031 vom 02.03.2026: 3.600,00 € netto zzgl. 720,00 € USt“, mit demselben Steuersatz. Netto, Umsatzsteuer und Brutto zeigen dann den Restbetrag.

Als Kleinunternehmer („Kleinunternehmer“) gehen Sie genauso vor, nur ohne Umsatzsteuer: Die Anzahlung und die Schlussrechnung nennen den Betrag in einer Summe mit dem Hinweis auf die Befreiung. Wie Sie Brutto- und Nettobeträge umrechnen, zeigt der Umsatzsteuer-Rechner.

Quellen

• § 11 UStG 1994 – Ausstellung von Rechnungen ris.bka.gv.at öffnet in neuem Tab
• § 19 UStG 1994 – Steuerschuldner, Entstehung der Steuerschuld ris.bka.gv.at öffnet in neuem Tab
• § 12 UStG 1994 – Vorsteuerabzug ris.bka.gv.at öffnet in neuem Tab
• Art. 11 UStG 1994, Anhang (Binnenmarkt) – Ausstellung von Rechnungen in besonderen Fällen ris.bka.gv.at öffnet in neuem Tab
• WKO – Soll- und Istbesteuerung bei der Umsatzsteuer wko.at öffnet in neuem Tab
• WKO – Erfordernisse einer Rechnung wko.at öffnet in neuem Tab

Alle Pflichtangaben einer Rechnung