Rechnungsnummer: Regeln und Beispiele für Österreich

Was ist eine Rechnungs­nummer?

Die Rechnungsnummer ist eine fortlaufende Nummer aus einer oder mehreren Zahlenreihen, die eine Rechnung eindeutig kennzeichnet und nur einmal vergeben wird (§ 11 Abs. 1 Z 3 lit. h UStG). Sie ist in Österreich eine Pflichtangabe jeder Rechnung über 400 € (außer bei der vereinfachten Rechnung der Kleinunternehmer): Fehlt sie, kann Ihr Kunde die Vorsteuer aus der Rechnung nicht abziehen, bis sie berichtigt ist.

Die Nummer macht jede Rechnung eindeutig identifizierbar – für Ihre Buchhaltung, für Ihren Kunden und für das Finanzamt. Prüfen muss Ihr Kunde die Reihe nicht: Laut den Umsatzsteuerrichtlinien ist die fortlaufende Nummer vom Leistungsempfänger nicht zu überprüfen (UStR Rz 1539). Für eine saubere, nachvollziehbare Reihe sind also Sie verantwortlich.

Die Regeln

Das Umsatzsteuergesetz schreibt kein bestimmtes Format vor. Die Umsatzsteuerrichtlinien des Finanzministeriums (Rz 1548–1553) legen fest, was erlaubt ist:

• Fortlaufend und einmalig. Jede Nummer folgt der vorigen und kommt nur ein einziges Mal vor.
• Buchstaben sind erlaubt, solange die fortlaufende Reihe erkennbar bleibt, z. B. „RE-2026-014“.
• Der Beginn ist frei wählbar, muss aber systematisch sein. Sie dürfen bei 1 oder bei 1001 beginnen und jedes Jahr – sogar jeden Tag – neu zu zählen anfangen.
• Mehrere Nummernkreise sind zulässig, etwa je Filiale, Betriebsstätte, Registrierkasse, Warengruppe oder Vertriebsweg. Jede Rechnung muss eindeutig einem Kreis zuzuordnen sein.
• Gutschriften (Abrechnungen durch den Kunden) brauchen ebenfalls eine Nummer; sie dürfen einen eigenen Kreis haben.
• Rechnungen an Privatkunden zählen mit. Laut WKO darf die Nummer auf ihnen nur entfallen, wenn Sie für Privatkunden einen eigenen Rechnungskreis führen; sonst nummerieren Sie alle Rechnungen gemeinsam.

Formate mit Beispielen

Jedes dieser Formate erfüllt die Regeln. Wählen Sie eines und bleiben Sie dabei – ein Wechsel mitten im Jahr macht die Reihe schwer nachvollziehbar.

Vermeiden Sie Nummern, die nur aus der Kundennummer oder dem Datum ohne laufenden Teil bestehen: Schreiben Sie zwei Rechnungen an denselben Kunden oder am selben Tag, wäre die Nummer nicht mehr einmalig.

Neues Jahr, Lücken, Korrekturen

Darf ich im Jänner wieder bei 1 beginnen?

Ja, wenn das Jahr Teil der Nummer ist (2027-001 nach 2026-148). So bleibt jede Nummer einmalig, und der Neubeginn ist systematisch, wie es die Richtlinien verlangen.

Was, wenn eine Nummer fehlt?

Das Gesetz verlangt eine fortlaufende, einmalig vergebene Nummer; das Wort „lückenlos“ steht nicht darin. Eine Lücke sollten Sie bei einer Prüfung aber erklären können. Löschen Sie deshalb keine ausgestellte Rechnung, sondern heben Sie sie mit einer Stornorechnung auf, und notieren Sie, warum eine Nummer nicht verwendet wurde (z. B. ein verworfener Entwurf).

Welche Nummer bekommt eine berichtigte Rechnung?

Beides ist möglich (UStR Rz 1541): Behalten Sie die Nummer, muss die Rechnung als berichtigte Rechnung gekennzeichnet sein. Vergeben Sie eine neue Nummer, muss die Rechnung auf die ursprüngliche Rechnung und deren Nummer verweisen – so wie im Beispiel:

Wie Sie eine Rechnung stornieren und neu ausstellen, steht unter Gutschrift, Stornorechnung und Rechnungskorrektur.

Wann keine Nummer nötig ist

• Kleinbetragsrechnung: Bis 400 € Gesamtbetrag genügen weniger Angaben, die Nummer gehört nicht dazu (§ 11 Abs. 6 UStG). Sie dürfen Kleinbetragsrechnungen trotzdem in Ihre Reihe aufnehmen (UStR Rz 1550). Mehr unter Kleinbetragsrechnung.
• Kleinunternehmer: Seit 1. Jänner 2025 genügt Kleinunternehmern unabhängig vom Betrag eine vereinfachte Rechnung, ebenfalls ohne Nummer. Mehr unter Rechnung als Kleinunternehmer.
• Privatverkauf: Wer nicht Unternehmer ist, muss keine Rechnung schreiben und keine Nummer vergeben. Mehr unter Rechnung als Privatperson.

Das gilt für die Rechnung nach dem Umsatzsteuergesetz. Bei Barzahlung – auch mit Bankomat- oder Kreditkarte – müssen Sie aber unabhängig vom Betrag einen Beleg mit fortlaufender Nummer ausgeben, auch als Kleinunternehmer und an Privatkunden (Belegerteilungspflicht, § 132a BAO); Ausnahmen regelt die Barumsatzverordnung 2015.

Eine Nummer ist trotzdem sinnvoll: Sie und Ihre Kunden finden jede Rechnung wieder. Bitten Sie Ihre Kunden, die Nummer als Zahlungsreferenz anzugeben, ordnen Sie jede Zahlung sofort zu.

So geht es im Generator

• Tragen Sie die Nummer bei „Rechnungs-Nr.“ ein. Das Feld nimmt jedes Format an, auch Buchstaben und Bindestriche.
• Bei „Unternehmer mit USt“ warnt der Pflichtangaben-Check vor dem Download, wenn die Nummer fehlt.
• Im Archiv unter „Meine Daten“ machen Sie aus einer früheren Rechnung eine neue mit der nächsten Nummer. Arbeiten Sie mit einer Vorlage oder auf mehreren Geräten, prüfen Sie die Nummer vor jeder Rechnung: Jede Nummer darf nur einmal vorkommen.

Quellen

• § 11 UStG 1994 – Ausstellung von Rechnungen ris.bka.gv.at öffnet in neuem Tab
• UStR 2000 Rz 1537–1556 – Ausstellungsdatum, fortlaufende Nummer, UID (Findok) findok.bmf.gv.at öffnet in neuem Tab
• § 132a BAO – Belegerteilungspflicht ris.bka.gv.at öffnet in neuem Tab
• WKO – Erfordernisse einer Rechnung wko.at öffnet in neuem Tab
• Unternehmensserviceportal – Für den Vorsteuerabzug notwendige Rechnungsmerkmale usp.gv.at öffnet in neuem Tab

Alle Pflichtangaben nach § 11 UStG