UID-Nummer auf der Rechnung

Was ist die UID-Nummer?

Die UID-Nummer (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) ist die Nummer, unter der ein Unternehmen für die Umsatzsteuer erfasst ist. In Österreich beginnt sie mit „ATU“, gefolgt von acht Ziffern. Das Finanzamt vergibt sie; jedes Unternehmen bekommt nur eine, auch wenn es mehrere Betriebe hat. Mit der UID-Nummer zeigt Ihr Kunde, dass er als Unternehmen einkauft und nicht privat.

Die UID-Nummer ist nicht die Steuernummer: Die Steuernummer verwendet das Finanzamt intern und für FinanzOnline; sie gehört in Österreich nicht zu den Pflichtangaben einer Rechnung. Auch Nummern mit den Präfixen „EU“, „IM“ oder „IN“ und Nummern mit der Endung „-EX“ sind keine UID-Nummern, sondern Kennungen für Sonderregelungen wie den Import-One-Stop-Shop oder die grenzüberschreitende Kleinunternehmerregelung; im UID-Bestätigungsverfahren lassen sie sich nicht abfragen.

Ihre eigene UID-Nummer

Ihre UID-Nummer muss auf die Rechnung, soweit Sie im Inland Umsätze ausführen, die Sie zum Vorsteuerabzug berechtigen (§ 11 Abs. 1 Z 3 lit. i UStG) – also als Unternehmer, der Umsatzsteuer verrechnet. Ohne dieses Recht, etwa als Kleinunternehmer, ist sie keine Pflichtangabe.

Die UID-Nummer des Kunden

Übersteigt der Gesamtbetrag einer Rechnung 10.000 € inklusive Umsatzsteuer, gehört die UID-Nummer des Kunden auf die Rechnung – wenn Sie in Österreich ansässig sind oder hier eine Betriebsstätte haben und Ihr Kunde als Unternehmer für sein Unternehmen kauft (§ 11 Abs. 1 Z 3 lit. b UStG). Maßgeblich ist der Gesamtbetrag auf der Rechnung, also Entgelt plus Umsatzsteuer (UStR Rz 1554).

Bei Reverse Charge und innergemeinschaftlichen Lieferungen gehören beide UID-Nummern auf jede Rechnung, auch auf kleine; dort sollten Sie die UID-Nummer Ihres Kunden vorher über FinanzOnline bestätigen lassen (unten). Wie diese Rechnungen aussehen, steht unter Reverse Charge und innergemeinschaftliche Lieferung.

Kunde ohne UID-Nummer

Nicht jedes Unternehmen hat eine UID-Nummer: Wer nur steuerfreie Umsätze ohne Vorsteuerabzug ausführt, etwa ein Kleinunternehmer, bekommt sie nicht automatisch. Hat Ihr Kunde keine gültige UID-Nummer oder nennt er sie nicht, genügt auf einer Rechnung über 10.000 € der Hinweis „Keine UID angegeben“; für Sie hat das keine Folgen (UStR Rz 1554). Hat er nur eine ausländische UID-Nummer, geben Sie diese an.

Die Richtigkeit dieser UID-Nummer müssen Sie nicht prüfen. Ihr Kunde braucht sie aber: Er darf die Vorsteuer erst abziehen, wenn die Rechnung alle Merkmale enthält, auch seine UID-Nummer. Fehlt sie, kann nur der Aussteller die Rechnung berichtigen.

Anders bei Geschäften mit Unternehmen in anderen EU-Staaten: Teilt Ihr Kunde keine UID-Nummer aus seinem Staat mit, ist eine innergemeinschaftliche Lieferung nicht steuerfrei. Auch bei Dienstleistungen muss er Ihnen seine UID-Nummer mitteilen – klären Sie das vor der Rechnung.

UID-Nummer prüfen (Stufe 1 und 2)

Bevor Sie an ein Unternehmen in einem anderen EU-Staat ohne Umsatzsteuer abrechnen, lassen Sie sich seine UID-Nummer bestätigen. Österreichische Unternehmen fragen dafür über FinanzOnline ab (UID-Bestätigungsverfahren):

• Stufe 1 sagt nur, ob die UID-Nummer gültig ist.
• Stufe 2 bestätigt die Nummer zusammen mit Name und Anschrift des Unternehmens – die richtige Wahl bei neuen Kunden und im Zweifel.

Die ausgedruckte Bestätigung ist ein Beleg; bewahren Sie sie auf (§ 132 BAO). Zusätzlich können Sie selbst über den EU-Server (MIAS/VIES) abfragen. Wie oft Sie prüfen, schreibt niemand vor; eine bestätigte Nummer gilt für den ganzen Tag der Abfrage. Für die Regel über 10.000 € im Inland müssen Sie die UID-Nummer nicht prüfen.

UID-Nummer beantragen

• Von Amts wegen: Wer im Inland Umsätze mit Vorsteuerabzug ausführt, bekommt die UID-Nummer mit der Steuernummer, wenn er den Fragebogen bei der Betriebseröffnung einreicht (Verf24 für natürliche Personen, Verf15 für GmbH und AG, Verf16 für andere Gesellschaften).
• Auf Antrag: Sonst beantragen Sie sie beim Finanzamt mit dem Formular U15. Kleinunternehmer haben nur dann Anspruch, wenn sie die UID-Nummer für Geschäfte mit Unternehmen in anderen EU-Staaten brauchen – etwa, um eine Dienstleistung an ein Unternehmen in Italien abzurechnen.
• Ohne Gewerbeschein: Es kommt nicht auf die Gewerbeberechtigung an, sondern darauf, ob Sie umsatzsteuerlich Unternehmer sind. Auch Neue Selbständige und freie Berufe bekommen eine UID-Nummer, wenn sie die Voraussetzungen erfüllen.
• Änderungen von Name oder Anschrift melden Sie dem Finanzamt; fallen die Voraussetzungen weg, innerhalb eines Monats.

Ist Ihre UID-Nummer noch nicht vergeben, fehlt auf Ihren Rechnungen eine Pflichtangabe: Ihr Kunde kann die Vorsteuer erst abziehen, wenn Sie die Rechnung um die Nummer ergänzen (UStR Rz 1539). Beantragen Sie sie deshalb vor der ersten Rechnung. Die Formulare bietet das Unternehmensserviceportal öffnet in neuem Tab.

So geht es im Generator

• Schreiben Sie Ihre UID-Nummer in die Fußzeile („UID-Nr.:“) und die Ihres Kunden in das Feld „Rechnung an“ – oder dort „Keine UID angegeben“.
• Bei „Unternehmer mit USt“ warnt der Pflichtangaben-Check vor dem Download, wenn Ihre UID-Nummer fehlt und wenn eine Rechnung über 10.000 € keine UID-Nummer des Kunden enthält.
• Als Kleinunternehmer wählen Sie die Rechnungsart „Kleinunternehmer“; dort ist keine UID-Nummer vorgeschrieben.

Quellen

• § 11 UStG 1994 – Ausstellung von Rechnungen ris.bka.gv.at öffnet in neuem Tab
• UStR 2000 Rz 1537–1556 – Ausstellungsdatum, fortlaufende Nummer, UID (Findok) findok.bmf.gv.at öffnet in neuem Tab
• USP – Umsatzsteuer-Identifikationsnummer usp.gv.at öffnet in neuem Tab
• WKO – UID-Nummer: Alle Infos wko.at öffnet in neuem Tab
• USP – Grenzüberschreitende Dienstleistungen usp.gv.at öffnet in neuem Tab
• Unternehmensserviceportal – UID-Bestätigungsverfahren usp.gv.at öffnet in neuem Tab
• § 132 BAO – Aufbewahrung von Büchern und Belegen ris.bka.gv.at öffnet in neuem Tab

Rechnungsmerkmale nach Betrag